Chiunque svolga la propria attività in ufficio, conosce bene quanto sia importante il concetto di ordine nelle varie pratiche e carte in genere: infatti, pur se con il pc, ovviamente, la quantità di cartaceo da tenere a portata di mano o da archiviare è notevolmente diminuita, ci sono alcuni documenti che, per forza di cose, devono essere custoditi ancora in quel modo, ed è pertanto fondamentale non perdere tempo alla ricerca di materiale riposto in maniera disordinata.
Utile presupposto per avere un ambiente di lavoro ordinato, evitando di cercare tra fogli sparsi e moduli lasciati alla rinfusa, è sicuramente l’utilizzo di faldoni, scatole per archivio e raccoglitori. Elementi indispensabili per la consultazione frequente di fatture, preventivi, documenti in genere, da archiviare ma anche da utilizzare nelle pratiche quotidiane, si suddividono in base al loro maggiore utilizzo.
In particolare, per quanto riguarda i raccoglitori, sappiamo che i modelli più indicati per le attività da scrivania possono essere fondamentalmente di due tipi, ad anelli e non. I primi sono senza custodia, usati per consultazioni molto frequenti, o anche per raccogliere materiale, cartaceo o fotografico, da presentare alla clientela. Hanno copertine plastificate, rigide o morbide, e, in base all’altezza del loro dorso, nonché al contenuto che viene inserito, possono essere composti da pochi o tanti fogli di plastica trasparente, all’interno dei quali inserire la nostra documentazione.
Gli altri sono i cosiddetti “registratori”, con custodia rigida in cartone, utilizzati per un uso più da archivio, magari annuale o comunque periodico, tanto da avere spesso etichette sui dorsi con l’indicazione del contenuto, suddiviso per anni. Entrambe le tipologie possono essere di misure diverse, ovviamente adattabili alle esigenze di ciascun ufficio.
Ma non basta: per ordinare l’ambiente lavorativo, ottenendo la giusta funzionalità, anche la disposizione dei mobili costituisce un aspetto da considerare, poiché, per esempio, scaffali o cassettiere vicini alla propria sedia o poltrona sono ideali per chi ha necessità di attingervi spesso per consultazioni, in modo da prendere e poi immediatamente riporre i moduli, senza lasciarli disordinati sulla scrivania.
Altro elemento molto utile in ufficio è la classica vaschetta portadocumenti sulla scrivania, meglio ancora se in comparti sovrapponibili, per avere sott’occhio ciò che è di uso corrente, magari suddiviso per giornate lavorative o comunque periodicità.
Non dimentichiamoci nemmeno il tradizionale portapenne, ancor oggi funzionale nonostante l’uso della penna biro non sia più così frequente: in ogni caso, forbici, matite, righello, evidenziatori e quant’altro saranno comunque sempre al loro posto, e non dovremo impazzire a cercarli!
Stiamo parlando di ordine, certo, ma sappiamo bene, come a casa, del resto, che tale definizione non può essere completa se manca la pulizia: se non proprio quotidianamente, prendiamo comunque l’abitudine di spolverare la scrivania e i mobili intorno, poiché in un ambiente pulito è più facile mantenere l’ordine delle cose.
Anche il pc dovrà essere sistemato nella nostra postazione di lavoro in una maniera comoda ed agevole, onde evitare di cambiare continuamente posto sia al computer che a tutto ciò che ci serve di conseguenza, causando caos, lasciando cose in giro e annullando il lavoro di organizzazione.
Buon ultimo, segnalo il piacere di non vedere giacche, golf o altro indumento appoggiato su sedie o poltroncine, aspetto che rende molto disordinato un qualsiasi ambiente: è sufficiente una semplice piantana per restituire un’immagine decorosa, ordinata e molto piacevole ad ogni ufficio.